CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE — Requisito
Los agentes de
retención deben certificar las retenciones que practiquen dentro de los plazos
que la ley dispone.
Tabla de contenido
Obligación de expedir certificados de retención.
Todo agente de
retención que efectúen retenciones en la fuente, está en la obligación de
expedir el certificado de retenciones correspondiente, el cual debe ser
expedido a nombre del sujeto pasivo objeto de retención dentro de los plazos
que disponga el gobierno.
La obligación de
expedir certificados de retención está dada en el estatuto tributario a partir
del artículo 378 hasta el 381.
Requisitos que debe tener el certificado de retenciones en la fuente.
Lo requisitos
que debe tener un certificado de retenciones en la fuente depende del concepto
de retenciones en la fuente que se vaya a certificar.
Requisitos del certificado de retención por salarios.
Cuando el agente de retención debe practicar retención en la fuente por
ingresos laborales, debe expedir el certificado de retenciones a que hace
referencia el artículo 378 del estatuto tributario:
«Los agentes de retención en la fuente deberán expedir anualmente a los
asalariados, un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año
gravable inmediatamente anterior, según el formato que prescriba la Dirección
General de Impuestos Nacionales.»
Por su parte el artículo 379 del mismo estatuto señala los requisitos
que debe contener ese certificado:
- El formulario debidamente
diligenciado.
- Año gravable y ciudad donde
se consignó la retención.
- Apellidos y nombres del
asalariado.
- Cédula o NIT del asalariado.
- Apellidos y nombre o razón
social del agente retenedor.
- Cédula o NIT del agente
retenedor.
- Dirección del agente
retenedor.
- Valor de los pagos o abonos
efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y
monto de las retenciones practicadas.
- Firma del pagador o agente
retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que
no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el
periodo a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones
enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes
El certificado de retenciones por ingresos laborales no se puede expedir
en cualquier documento, sino que se debe diligenciar el formato que para el
efecto dispuso la Dian, que es el formulario 220 el cual contiene todos los
datos y valores que se deben incluir en el certificado, y además cuenta con el
instructivo necesario para diligenciar cada uno de los datos y valores.
Requisitos del certificado de retenciones por conceptos diferentes a ingresos
laborales
Para el caso de las retenciones en la fuente a título de rentas
practicadas por conceptos diferentes a los originados en una relación laboral,
los requisitos son los que señala el artículo 381 del estatuto tributario:
·
Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
·
Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
·
Dirección del agente retenedor.
·
Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien
se le practicó la retención.
·
Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
·
Concepto y cuantía de la retención efectuada.
·
La firma del pagador o agente retenedor.
Modelo certificado de retención en la fuente.
Tratándose del certificado de retención en la fuente por conceptos
diferentes a salarios, podemos utilizar un modelo cualquiera como el que se
muestra a continuación:
CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE AÑO GRAVABLE 20XX
Agente retenedor: Gerencie.com
Nit: 8910761121-3
Dirección: Calle 145 No 182H-0299
Ciudad: Bogotá
Sujeto pasivo sometido a retención: Jorge Alberto Cuevas Arias
Nit: 765423289-9
Concepto
|
Base
|
Tarifa
|
Valor retenido
|
Servicios generales
|
1.200.000
|
4%
|
48.000
|
Honorarios
|
6.000.000
|
10%
|
600.000
|
Los valores retenidos fueron declarados y consignados oportunamente a la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Certificado expedido el día XX del
mes de XXX Firma del representante legal o pagador.
Requisitos del certificado de retención en la fuente por IVA.
El certificado que se debe expedir por las retenciones en la fuente a título
de IVA, debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 1.6.1.12.13
del decreto 1625 de 2016:
·
Fecha de expedición del certificado.
·
Periodo y ciudad donde se practicó la retención.
·
Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
·
Dirección del agente retenedor.
·
Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien
se le practicó la retención.
·
Monto total y concepto de la operación (venta de bienes gravados o
prestación de servicios), sin incluir IVA.
·
Monto del IVA generado en la operación.
·
Porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada.
·
Firma del agente retenedor y su identificación.
¿Quién debe firmar el certificado de retención en la fuente?
El certificado
de retenciones en la fuente puede ser firmado por el pagador o por el agente de
retención como tal. Así lo señala el literal g) del artículo 381 del estatuto
tributario y el literal i) del artículo 379 del mismo estatuto.
Por su parte, el artículo 1.6.1.12.12 del decreto 1625 de 2016 señala
que:
«Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en
la fuente, en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma
autógrafa.»
En el caso de las personas naturales es la persona natural o su
representante legal el que debe firmar el certificado, y en el caso de las
personas jurídicas es su representante legal el que debe firmar.
Tratándose de personas jurídicas no es necesario que el representante
legal firme personalmente cada certificado, sino que se puede hacer mediante
forma impresa por computador, sistema que imprimirá la firma del representante
legal.
¿Qué hacer si el agente retenedor no me expide el certificado de
retenciones?
Una de las preocupaciones de quienes tienen que declarar, es la
recolección de los certificados de las retenciones que les hayan practicado,
certificados que muchas veces no es posible conseguir.
¿Qué se puede hacer si por alguna razón no se cuenta con el certificado
de unas retenciones que le fueron practicadas?
En principio y según el artículo 374 del estatuto tributario, sólo
se pueden declarar las retenciones que estén respaldas por su respectivo
certificado:
«En la liquidación oficial se deben acreditar los valores retenidos. El
impuesto retenido será acreditado a cada contribuyente en la liquidación
oficial del impuesto sobre la renta y complementarios del correspondiente año
gravable, con base en el certificado que le haya expedido el retenedor.» Pero
la ley considerando que existen casos en los que por causa ajenas al
contribuyente no es posible contar con dicho certificado, permite que dicho
certificado sea sustituido por la factura en la que conste el concepto y por
supuesto el valor retenido.
Así lo dispone el parágrafo 1 del artículo 381 del estatuto tributario: «Las
personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los
certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren
sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o
documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados
los conceptos antes señalados.»
Esto sólo aplica para los certificados de retenciones diferentes a la
retención por ingresos laborales, de suerte que si a un asalariado le han
practicado retención por salarios y no le expiden el certificado, no podrá
imputar las retenciones en la declaración de renta. Debe tenerse claro que la
ley de forma expresa reguló la forma en que se deben certificar las retenciones
en la fuente prácticas, de manera que no se aceptan pruebas diferentes como
bien lo señaló la sección cuarta del Consejo de estado en la sentencia 17774
del 19 de mayo de 2011 con ponencia de la magistrada de la sección cuarta
Martha Teresa Briceño de Valencia:
«Del análisis de los documentos citados se concluye que no le asiste
razón a la demandante, pues, ni la contabilidad, ni el certificado del Revisor
Fiscal, ni el dictamen pericial son elementos de prueba suficientes para
aceptar como anticipo del impuesto del periodo en cuestión el monto de las
retenciones en la fuente desconocidas por la Administración.»
No sobra recordar que los agentes de retención que no expidan los
certificados, se exponen a la sanción contemplada por el artículo 667 del
estatuto tributario, de suerte que la persona puede optar por realizar la
respectiva denuncia.
¿Por qué es importante el certificado de retención en la fuente?
El certificado de retenciones en la fuente es importante, porque la
retención en la fuente al ser un pago anticipado de un impuesto, puede ser
descontado del impuesto que se debe pagar, y la retención se podrá descontar
sólo si se tiene el certificado respectivo.
Es el caso de la persona natural que debe declarar renta. Cuando esa
persona liquida el impuesto de renta que debe pagar, descuenta las retenciones
que le haya practicado, de manera que solo debe pagar la diferencia, o en
algunos casos no debe pagar nada pues todo el impuesto que debe pagar lo pagó
anticipadamente mediante el mecanismo de retenciones. Luego, si le retienen
$2.000.000, por ejemplo, si no le expiden el certificado correspondiente no
podrá descontarse esas retenciones en su declaración de renta.