PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS
LIBROS DE CONTABILIDAD
El
comerciante o contribuyente tiene el deber de conservar la información contable
por un periodo de por lo menos 10 años, y ello puede no ser posible si los
libros de contabilidad y en general la información contable se pierde o
destruye.
§ Qué hacer ante
la pérdida y destrucción de la contabilidad.
§ Denuncia de la
pérdida de los libros de contabilidad.
§ Cómo reconstruir
la contabilidad.
§ Plazo para
reconstruir la contabilidad.
§ Sanciones de la
Dian ante la pérdida de la contabilidad.
§ Recomendaciones
para evitar la pérdida de la contabilidad.
§ Qué hacer ante la
pérdida y destrucción de la contabilidad.
Cuando la contabilidad o los libros de contabilidad se pierden o destruyen,
la empresa debe reconstruirlos en razón a que es su obligación conservarlos
para exhibirlos cuando las autoridades lo soliciten como es el caso de la Dian.
En el pasado cuando existían libros físicos de contabilidad había que volverlos
a reconstruir físicamente, y hoy en día que se lleva en medios digitales, en
caso de perder la información contable y sea imposible recuperarla, es
necesario volver a reconstruirla digitalmente, lo que implica volver a ingresar
la información a los sistemas.
Denuncia de la pérdida de los libros de contabilidad.
Señala el artículo 135 del decreto 2649 de 1990, que ante la pérdida de
los libros de contabilidad se debe dar aviso a la autoridad competente de tal
hecho. Esa denuncia se debe hacer o bien ante la policía nacional, o ante la
fiscalía si la pérdida de los libros puede obedecer a un hecho delictivo. En el
caso de la pérdida de la contabilidad sistematizada, que puede ocurrir por
descuido o negligencia de los responsables de la contabilidad, igual se debería
denunciar el hecho a fin de dejar evidencia de la pérdida de la información.
Cómo reconstruir la contabilidad.
La contabilidad se debe reconstruir de la misma forma en que
se construyó al inicio, esto es, a partir de los soportes de contabilidad como
facturas y demás documentos en los que consten los hechos registrados en la
contabilidad. El mismo artículo 135 referido contempla las siguientes reglas
para la reconstrucción de la contabilidad:
·
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir
la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha
de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
·
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o
destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros.
En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la
reposición.
Respecto a la
reconstrucción de los libros de contabilidad, el Consejo Técnico de la
Contaduría en la orientación profesional 5, numeral 4.1.3.13 señala:
«Los libros de
contabilidad y registros se reconstruirán dentro de los seis (6) meses
siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de
contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros
certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que
estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o los
elaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas
digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y
condiciones del artículo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás
instrumentos que se considere pertinente.(23)
Esta regla es aplicable para todos los entes económicos trátese de
entidades comerciales o de otra naturaleza» Y si no hay documentos dice el CTCP
en la misma orientación: «Cuando no se obtengan los documentos necesarios e
indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente económico, el
comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la
ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros Cuando
se haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que
sean facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal
circunstancia, describiendo el motivo de la reposición.»
Estas normas fueron
expedidas cuando los libros de contabilidad se llevaban principalmente físicos,
pero los procedimientos de reconstrucción siguen siendo válidos en los días de
la contabilidad en la nube.
Plazo para reconstruir la
contabilidad.
La contabilidad debe ser reconstruida dentro de los 6 meses
siguientes de la ocurrencia del hecho según el artículo 135 del decreto 2649.
Sanciones de la Dian ante
la pérdida de la contabilidad.
Un hecho importante a resaltar es que si la Dian solicita la
contabilidad y el contribuyente no la exhibe en razón a que se le ha perdido o
destruido, lo más posible es que le imponga la sanción por libros de
contabilidad. Estas normas fueron expedidas cuando los libros de contabilidad
se llevaban principalmente físicos, pero los procedimientos de reconstrucción
siguen siendo válidos en los días de la contabilidad en la nube.
Esto en razón a que la Dian no acepta como justificativo la pérdida de
los libros, y sólo lo acepta como eximente si la pérdida ha ocurrido por fuerza
mayor o caso fortuito, presupuestos imposibles de probar en la mayoría de los
casos. Por regla general la contabilidad se pierde por negligencia o descuido
del contribuyente, y no porque sobrevenga un hecho imprevisible o irresistible,
requisitos para que se configure la fuerza mayor o el caso fortuito, así que la
Dian por lo general termina sancionando al contribuyente. La simple constancia
del denuncio de la pérdida de la contabilidad no libera al contribuyente de su
obligación de exhibir la contabilidad cuando le sea solicitada La simple constancia del denuncio de la pérdida de la
contabilidad no libera al contribuyente de su obligación de exhibir la
contabilidad cuando le sea solicitada..
Fuerza mayor o
caso fortuito
Recomendaciones para
evitar la pérdida de la contabilidad.
La contabilidad que hoy es sistematizada, y que se puede
llevar tanto en computador o servidor propiedad de la empresa y bajo su
control, o en la nube provista por terceros, corre el riesgo de perderse o
destruirse por algún fallo informático. Para evitarlo el contribuyente debe
realizar copias de seguridad (backup) diarias y conservarlas en distintos
medios, es decir, replicarla en lugares distintos para respaldar cualquier
eventualidad. Las copias se deben
guardar en distintos dispositivos de almacenamiento como memorias USB o discos
duros externos, o en varios computadores, y en lo posible, en sistemas de
almacenamiento en la nube de alta disponibilidad como Google Drive, OneDrive o
cualquier otro servicio de almacenamiento externo profesional.
Las copias de seguridad deben ser redundantes, pues una o dos no son
suficientes ya que siempre existe la posibilidad que la unidad de
almacenamiento se extravíe o sufra algún desperfecto que haga imposible su
recuperación.