REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA
Toda
persona o empresa que esté obligada a facturar, o que sin estarlo quiera
expedirla una factura de venta, requiere cumplir con los requisitos que señala
la ley.
Se debe expedir factura de
venta cuando el vendedor está obligado a expedir factura, principalmente desde
el punto de vista tributario.
Quien no esté obligado a
expedir factura de acuerdo a la legislación tributaria, puede expedirla, y en
tal caso debe cumplir con los requisitos legales, si es que pretende que tenga
validez.
Requisitos de la factura en el artículo 617 del estatuto tributario.
El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que, para
efectos tributarios, debe cumplir la factura la factura de venta, que son los
siguientes
1. Estar denominada
expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o
razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o
razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la
discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que
corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
5. Fecha de su
expedición.
6. Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la
operación.
8. El nombre o razón
social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de
retenedor del impuesto sobre las ventas.
Un
requisito no considerado en el artículo 617 del estatuto tributario es la
resolución de autorización para facturar, que debe estar
impresa en a respectiva factura.
De los
anteriores requisitos señalados, los siguientes deben estar previamente
impresos en la factura:
1. Estar denominada
expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o
razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Llevar un número que
corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
4. El nombre o razón
social y el NIT del impresor de la factura.
Quien emita facturas en papel, en formatos pre impresos, no pueden
diligenciar manualmente esos datos.
La omisión de
algunos de esos requisitos constituye una irregularidad que puede ser
sancionada por la Dian.
Requisitos de la factura para
efectos tributarios.
El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que debe
cumplir una factura, respecto a quien la expide, es decir, al vendedor, pero
para que el comprador pueda soportar costos, gastos e impuestos descontables,
no es necesario que la factura cumpla con todos los requisitos del artículo
617. El artículo 771-2 del estatuto tributario exige para soportar costos,
deducciones e impuestos descontables que la factura cumpla con los siguientes
requisitos:
·
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
·
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
·
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de facturas de venta.
·
Fecha de su expedición.
·
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
·
Valor total de la operación.
Lo
anterior busca evitar que un contribuyente se pueda ver afectado por los
errores que cometa un tercero al emitir una factura, siempre que se cumplan
estos requisitos mínimos.
El
artículo 771-2 del estatuto tributario también exige unos requisitos mínimos
tratándose de documentos equivalentes, que son:
·
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
·
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de facturas de venta.
·
Fecha de su expedición.
·
Valor total de la operación.
Lo anterior es válido cuando se adquieren bienes o servicios a personas
que no están obligadas a expedir factura.
Si existe obligación de expedir factura no se acepta el documento
equivalente, razón se acostumbra solicitar copia del Rut del proveedor.
Comparativo de requisitos entre
adquiriente y vendedor.
Los requisitos de la factura que se exigen al quien la expide (vendedor)
no son los mismos que se piden a quien la recibe (comprador), lo que se puede
apreciar en el siguiente comparativo:
|
|
Es decir, que hay 4 requisitos que no se le exigen a quien recibe la
factura, o, dicho de otra manera, para el comprador la factura sigue siendo
válida para efectos tributarios sin la totalidad de los requisitos del 617,
siempre que cumplan con la totalidad de los requisitos del 771-2 del estatuto
tributario.
Requisitos
de la factura de venta como título valor.
Para que una factura sea legalmente valida y que pueda
constituir un título valor, debe contener como mínimo los requisitos contenidos
en el artículo 774 del código de comercio, que además se remitir al artículo
617 del estatuto tributario, señala los siguientes:
·
La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el
artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de
vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días
calendario siguientes a la emisión.
·
La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o
identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo
establecido en la presente ley.
·
El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar
constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o
remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación
están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.
Si estos requisitos la factura no constituye título valor, pero la norma
precisa que ello no afecta la validez jurídica del negocio que dio origen a la
factura.
Par que la factura constituya título valor, adicional a los requisitos
específicos ya señalados, se debe atender los señalados por el artículo 621:
1.
La mención del derecho que en el título se incorpora
2.
La firma de quién lo crea.
El primer requisito se incorpora en la factura cuando en ella se indica la
descripción del servicio o producto facturado, y el valor del mismo.
