Así se liquida una empleada del servicio doméstico
Las empleadas del servicio doméstico tienen derecho a ser liquidadas
cuando finaliza el contrato de trabajo, ya sea que trabaje por días o a tiempo
completo.
Tabla de contenido
¿Cómo se hace la liquidación de
las empleadas del servicio doméstico?
En esta nota se aborda la parte teórica y se explica el procedimiento a
seguir para hacer la liquidación, sin recurrir a ejemplos prácticos y en su
lugar al final se pone a disposición del lector una herramienta en Excel que
hace la liquidación de forma automatizada luego de haber llenado los datos
necesarios como salario, fecha de ingreso, fecha de liquidación, tipo y
duración del contrato, etc. Cada concepto está acompañado de un artículo
sugerido que desarrolla con más detalle dicho concepto, por lo que se invita a
consultarlo en caso de tener dudas.
Se precisa
que la liquidación de la empleada del servicio doméstico se hace cuando termina
el contrato.
Es costumbre de algunos
empleadores liquidar a la empleada al finalizar el año sin que termine el
contrato pues esta sigue laborando el siguiente año. Cuando el contrato no
termina, al finalizar el año se liquida la prima de servicios, las cesantías y
los intereses sobre cesantías, aclarando que las cesantías no se entregan a la
empleada sino que se consignan en el fondo de cesantías. Los demás conceptos si
se pagan directamente al trabajador.
Tipo de contrato que vincula a la
empleada del servicio doméstico.
Una empleada doméstica puede
estar vinculada con un contrato de trabajo verbal o escrito, a término fijo o
indefinido, por días o a tiempo completo.
Cualquiera sea el contrato se debe hacer la liquidación
conforme se explicará en este artículo.
Explicación de las fórmulas y sus
variables.
Antes de iniciar es importante
tener claras las fórmulas que se utilizan y las variables de estas.
Las fórmulas a utilizar para
liquidar a la empleada del servicio doméstico.
La prima de servicios y el
auxilio de cesantías se liquidan con la siguiente fórmula:
(Salario base x Días trabajados) ÷ 360
Las
vacaciones la siguiente fórmula:
(Salario base x Días trabajados) ÷ 720
Los
intereses sobre cesantías:
(Cesantías x Días trabajados x 0.12) ÷ 360
Salario
base.
Es el salario
mensual que recibe la empleada. Si la empleada está
contratada a tiempo completo se fija un determinado pago mensual, como por
ejemplo $900.000, de manera que no hay complicación alguna en determinar ese
salario base.
Cuando la empleada trabaja por
días el salario mensual se determina multiplicando el
número de días trabajados en el mes por el salario diario que se le paga a la
empleada. Cuando las empleadas laboran por días, que generalmente son uno o dos
días por semana, el empleador paga por día trabajado, es decir que al finalizar
el día le paga el valor pactado, por ejemplo $50.000.
Para determinar el salario
mensual que es la base para hacer la liquidación, tomamos esos 50.000 y lo
multiplicamos por el número de días trabajados en el mes, y en promedio un mes
tiene 4.33 semanas, de modo que:
|
Número de días trabajados en la semana
|
2
|
|
Número promedio de semanas que tiene el mes
|
4.33
|
|
Valor del día
|
50.000.
|
|
Salario mensual
|
4.33 x 2 x 50.000 = 433.000
|
Para decir que el mes tiene en
promedio 4.33 días nos basamos en que el año tiene 52 semanas, y tiene 12
meses, entonces dividimos 52/12 lo que nos da el factor 4.33. El salario
mensual debe incluir los pagos en especie que reciba la trabajadora, como
alimentación y vivienda en caso que se suministre y se cobre, o que se
suministre sin que se haya acordado como pago no constitutivo de salario.
Días trabajados.
Esta variable es de especial
cuidado porque cada concepto puede tener una cantidad diferente de días
trabajados como pasa a explicarse.
1.
La prima de servicios se debe liquidar en dos cuotas: la primera
el 30 de junio y la segunda en 20 primeros días de diciembre.
2.
Las cesantías se deben liquidar al 31 de diciembre.
3.
Las vacaciones se deben liquidar o conceder dentro del año
siguiente a la fecha en que se cause el derecho.
Como se puede observar, al
liquidar el contrato hay que partir de la fecha en que se hizo la
última liquidación de cada uno de esos conceptos, y ya vimos
que cada uno pudo haber sido liquidado en una fecha diferente, por lo tanto
esos días trabajados incluidos en las fórmulas serán distintos para cada
concepto. Supongamos una empleada que inició labores el 01 de febrero de 2018 y
debe ser liquidada el 31 de julio de 2019. A esta empleada se le liquidaron las
prestaciones de acuerdo a la ley pero no ha tomado vacaciones, entonces:
|
Concepto
|
Última liquidación
|
Días por liquidar
|
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Prima de servicios
|
30 de junio de 2019
|
30
|
|
Cesantías
|
31 de diciembre de 2018
|
210
|
|
Intereses sobre cesantías
|
31 de diciembre de 2018
|
210
|
|
Vacaciones
|
No se han otorgado
|
541*
|
Como las vacaciones nunca se han liquidado se toma la
fecha en que inició el contrato. Lo anterior obliga a que se deba calcular el
periodo a liquidar individualmente para cada concepto.
360 y 720.
Las fórmulas para calcular
prima, cesantías e intereses sobre cesantías se divide entre 360 y la de las
vacaciones entre 720. 360 representa el número de días que tiene el año laboral
como se explica en el siguiente artículo.
Tanto la prima de servicios
como el auxilio de cesantías corresponden a un mes de salario por cada año de
trabajo, entonces si el salario mensual es de $1.800.000, por cada año de
trabajo el trabajador tiene derecho a 1.800.000 por cada concepto. Cuando se
liquida el año completo no es necesaria ninguna fórmula, pues ya sabemos que
por un año de trabajo se paga un mes de salario.
La fórmula se hace necesaria
para liquidar periodos diferentes a un año, como por ejemplo medio año o 6
meses (180 días):
1.800.000 x 180/360 donde,
180/360 = 0.5, luego
1.800.000 x 0.5 = 900.000.
Ese 360 está representando el
año laboral, pues es con base a un año de trabajo que se liquidan las
prestaciones sociales. En cuanto al 720 que se utiliza para calcular las
vacaciones, se debe a que estas corresponden a medio mes por año trabajado, es
decir a la mitad de la prima de servicios o del auxilio de cesantías. La
fórmula de las vacaciones es la misma excepto que en lugar de dividir entre 360
se divide entre 720, y de esa forma el resultado no será un mes de salario sino
medio mes o 15 días.
Si por un año de trabajo se
tiene derecho a medio mes de vacaciones, entonces las vacaciones deben
corresponder a 900.000, valor al que llegamos de la siguiente forma:
1.800.000 x 360/720, donde
360/720 = 0.5, luego
1.800.000 x 0.5 = 900.000.
Es decir que si 360 representa
un año laboral 720 representa medio año, porque entre mayor sea el divisor
menor será el cociente. Pura matemática.
Conceptos que se deben incluir en la liquidación del servicio
doméstico. Las empleadas del servicio doméstico tienen los mismos
derechos que un trabajador que labora para una empresa, y por tanto deben ser
liquidados y pagados al finalizar el contrato de trabajo.
Entre los conceptos que se
deben liquidar está la prima de servicios, el auxilio de cesantías, los
intereses sobre cesantías, la compensación en dinero de la vacaciones y si hay
despido injusto, la indemnización por despido.
Liquidación de la prima de servicios en el servicio doméstico.
Las empleadas del servicio
doméstico tienen derecho a la prima de servicios y por tanto esta debe ser
liquidada al finalizar el contrato de trabajo. La prima de servicios es igual a
un mes de salario por cada año laborado y de forma proporcional cuando ese
tiempo es inferior a un año.
Aspectos a considerar al liquidar la prima de
servicios en el servicio doméstico.
Cuando se liquida el contrato
de trabajo se debe liquidar la prima de servicios que se ha causado desde la
última liquidación.
Recordemos una vez más que por
ley la prima de servicios se debe pagar en dos partes; la primera el 30 de
junio y la segunda en los primeros 20 días de diciembre, de modo que si el
empleador ha actuado con forme a la ley, sólo debe liquidar una fracción de
tiempo que va desde la última liquidación de la prima hasta la fecha en que se liquida
el contrato de trabajo. Por ejemplo, si la empleada es liquidada al finalizar
el año, sólo debe pagar la prima de servicios causada desde el 01 de julio
hasta la finalización del contrato el 31 de diciembre, suponiendo que no se
pagó la prima antes del 20 de diciembre.
La
prima de servicios se liquida sobre el salario mensual incluyendo el salario en
especie si existiere, y el auxilio de transporte.
La liquidación de la prima de
servicios se realiza con la siguiente fórmula:
Salario
mensual x Días trabajados ÷ 360 Los días trabajados corresponden
a los días que han transcurridos desde la última liquidación.
Liquidación del auxilio de cesantías en el servicio doméstico.
El auxilio de cesantías
corresponde a un mes de salario por cada año trabajado, y proporcionalmente
cuando se ha trabajado menos de un año.
Al igual que la prima de
servicios, el auxilio de cesantías se debe liquidar anualmente al 31 de
diciembre, de manera que cuando termina el contrato de trabajo se deben
liquidar las cesantías desde la última liquidación o desde el inicio del
contrato, según corresponda. Cuando se termine el contrato de trabajo se
liquidan las cesantías y se le entregan directamente a la empleada. Si el
contrato no termina, entonces se consignan en el fondo de cesantías.
El auxilio de cesantías se
determina de la siguiente forma:
Salario mensual x Días trabajados ÷ 360
Los días trabajados corresponden a los días
que han transcurridos desde la última liquidación que se hizo de las cesantías.
El salario base es el salario
mensual de la empleada, sea que trabaje el mes completo o por días. Se incluye
salario en especie y auxilio de transporte.
Intereses sobre cesantías en el servicio doméstico.
Como los empleados del
servicio doméstico tienen derecho a las cesantías, también tienen derecho a los
intereses sobre cesantías.
Estos corresponden a un 12%
anual sobre valor acumulado de las cesantías al momento de liquidar el contrato
de trabajo. Si el periodo por el cual se liquidaron las cesantías en inferior a
un año, entonces estos se pagan proporcionalmente al tiempo laborado.
La fórmula es:
(Cesantías X días trabajados x 0.12)/360
La base para
liquidar los intereses sobre cesantías es el monto de las cesantías que se
hayan liquidado.
Compensación de las vacaciones
en dinero en el servicio doméstico. Las
empleadas del servicio doméstico tienen derecho a las vacaciones que
corresponden a 15 días hábiles por cada año de trabajo.
Al terminar el contrato de
trabajo se deben compensar las vacaciones que la empleada no haya disfrutado, y
se liquidan desde la última vez en que se otorgaron o liquidaron, que puede ser
un mes atrás, un año, o dos o tres años, etc. La compensación de las vacaciones
en dinero se determina con la siguiente fórmula:
Salario base x días trabajados / 720
El salario base es el sueldo mensual de la empleada sin
considerar el auxilio de transporte.
Los días trabajados son
aquellos que hay desde la última fecha en que se liquidaron las vacaciones y la
fecha en que se liquida el contrato de trabajo.
Empleadas del servicio doméstico que laboran por días y a tiempo
completo. Lo aquí expuesto es válido para liquidar la empleada en
cualquier caso, y solo se debe tener presenta que en caso de trabajar por
días, el salario mensual que se tomará para liquidar los diferentes
conceptos se determina a partir del salario diario que se le paga a la empleada,
tema que se desarrolla en el siguiente artículo:
Cuando la empleada labora por
días, es costumbre que el empleador pague una vez finaliza el día laborado, de
manera que para determinar el salario mensual partimos de ese salario diario
que luego se multiplica por el número de días laborados en el mes. La
liquidación del contrato siempre se hace con base al salario mensual que en el
caso de las empleadas que laboran tiempo completo es un solo pago al final de
mes por X cantidad, que generalmente es el salario mínimo, y en el caso de
quienes trabajan por días, es el resultado de multiplicar el valor diario por
el número de días laborado en el mes como ya se explicó.
Entonces, la clave es
determinar primero cuál es el salario mensual y a partir de allí el
procedimiento para hacer la liquidación es exactamente igual en quienes
trabajan por días y en quienes laboran tiempo completo.
Formato en Excel para liquidar empleadas del
servicio doméstico.
Hemos desarrollado un formato
en Excel que automatiza el cálculo de la liquidación de las empleadas del
servicio doméstico.
Formato beta.
En un formato que podemos
llamar en estado beta, pues si bien hemos hechos múltiples verificaciones para
asegurarnos que todos los cálculos sean correctos, es probable que en algún
caso particular pueda generar un error, y por ello agradecemos que nos
notifiquen cualquier error que sea descubierto para proceder a corregirlo. Este
formato tiene una hoja para liquidar a las empleada que laboran por días, otra
para liquidar a las empleadas que laboran mes completo, y una tercer hoja que
liquida la indemnización por despido injusto en caso que existiere. La hoja que
liquida la indemnización por despido injusto no debe ser modificada, pues todos
los valores que se necesitan son tomados de las otras dos hojas. Para
asegurarnos de que no se introduzcan datos en las celdas que contienen
fórmulas, hemos protegido el libro pero sin contraseña, de manera que pueda des
desbloqueado fácilmente por quien quiera hacerle modificaciones.
Los días trabajados por semana.
En el caso de las empleadas
que laboran por días, se toma como referencia los días que se laboran por cada
semana, y para ello multiplicamos estos días por 4.33. El 4.33 sale de dividir
las 52 semanas que tiene el año entre los 12 meses de este: 52/12 = 4.333. Así,
cuando una empleada labora 2 días por semana, en el mes habrá laborado 4.33 x 2
= 8.66 días. De esta forma se hace una liquidación más exacta.
El descanso dominical remunerado cuando se labora
por días.
En la liquidación de las
empleadas que laboran por días se determina el valor del descanso dominical
remunerado en proporción a los días laborados por semana. Es un concepto que por
lo general nadie paga a quienes trabajan por días, pero que debe hacerse como lo explicamos aquí.
Este cálculo es automatizado y
se utiliza para hacer la liquidación, así el empleador no lo haya pagado
efectivamente, omisión que es otro asunto del que no nos ocupamos en esta nota.
Liquidación de las vacaciones en el trabajo por
días.
Al liquidar la compensación de
las vacaciones cuando la empleada labora por días no utilizamos la clásica
formula de salario x días trabajados /720, sino que primero determinamos el
número de días a compensar para luego multiplicarlos por el salario diario,
precisando que el resultado es el mismo.
Lo hicimos así para evitar la
duda del usuario al ver en la fórmula 360 días trabajados en el año cuando una
empleada contratada por días labora apenas 52 días por año, como cuando se trabaja
un día por semana.
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