RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN. REQUISITOS Y VIGENCIA
Los
contribuyentes obligados a expedir facturas deben solicitar a la Dian una
resolución en la que se autorice el rango de numeración a utilizar en la
facturación.
Tabla de contenido
- La resolución de facturación como requisito de la
factura.
- Contribuyentes obligados a solicitar resolución de
facturación.
- Contribuyentes que no están obligados a solicitar la
resolución de facturación.
- Vigencia de la resolución de autorización.
- Requisitos para solicitar la resolución de
facturación.
- Autorización de prefijos en la facturación.
- Sanciones por expedir facturas sin la resolución de
facturación o con la resolución vencida.
- Factura sin resolución de facturación es válida para
soportar costos y deducciones.
- ¿Qué hacer cuanto se agota la numeración autorizada?
La resolución de facturación como requisito de la factura.
Uno de los requisitos que debe tener toda factura, es indicar en la
factura la resolución de autorización para facturar.
Esta es una medida de control que implementa la Dian para tener un
registro de las contribuyentes que están autorizados, y los rangos de
numeración que se han autorizado. Si bien en el artículo 617 del estatuto tributario, que señala los requisitos
que debe cumplir una factura para efectos tributarios, no exige que deba tener
impresa la resolución de autorización de facturación, es un requisito que la
Dian exige de acuerdo a las facultades de fiscalización que a ley le confiere.
En efecto hay que considerar
que la ley [artículos 684, 684-1 y 684-2 del estatuto tributario] faculta
ampliamente a la Dian para que implemente los sistemas técnicos de control que
a su juicio considere necesarios, y en desarrollo de esa facultad, la Dian
expidió la resolución 00055 de julio 21 de 2016, la cual reglamentó la
obligación de solicitar autorización para facturar, por lo tanto esta es de
obligatorio cumplimiento.
Contribuyentes obligados a solicitar resolución de facturación.
Todo contribuyente que esté obligado a expedir factura debe solicitar la
respectiva resolución de autorización a la Dian. Esta autorización es exigida
por la Dian incluso a los no responsables del impuesto a las ventas, antiguo
régimen simplificado, en el caso en que opten por expedir factura.
Si usted está obligado a facturar, está obligado a solicitar la resolución
de facturación.
Contribuyentes que no están obligados a solicitar la resolución de
facturación.
La norma excluye algunos contribuyentes de la obligación de solicitar la
resolución de facturación, contribuyentes que están señalados en el artículo 4
de la resolución 55 de 2016:
«Casos en
los que no se requiere autorización de la numeración. Sin
perjuicio de la obligación de facturar, no será necesaria la autorización de la
numeración en los siguientes casos:
a) En la expedición de
documentos equivalentes a la factura;
b) En las facturas expedidas
por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y
comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea más
del cincuenta por ciento (50%) de capital, así como las que expidan las
entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las cámaras de
comercio, las notarías y en general, los no contribuyentes del impuesto sobre
la renta señalado en el Estatuto Tributario.
Parágrafo. ¿ Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a quienes
facturen o expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras
POS y factura electrónica.»
La resolución claramente señala que la exclusión procede sin perjuicio de
la obligación de facturar, es decir, que si la entidad está obligada a
facturar, debe hacerlo aunque no tenga que solicitar la resolución de
autorización.
Vigencia de la resolución de autorización.
Una vez se expide la resolución que autoriza el rango de facturación a un
contribuyente, esa tiene una vigencia máxima de dos años, tal como lo dispone
el inciso tercero del artículo 3 de la resolución 055 de 2016: «La autorización
de numeración de facturación tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a
partir de la generación del formato oficial en donde conste la leyenda
"autorizado".»
La vigencia de 2 años es la
máxima, pero la Dian puede en algunos casos particulares declarar una vigencia
menor la cual figura en la respectiva resolución de autorización. La vigencia
se cuenta desde la fecha en que se expide la resolución de facturación, la cual
se consulta en la misma resolución.
Requisitos para solicitar la resolución
de facturación.
El artículo 6 de la resolución 55 de 2016 establece que para tramitar la
solicitud de ala resolución de facturación el contribuyente debe disponer de
una cuenta de ahorros a corriente activa, abierta en una entidad financiera
autorizada por la superintendencia financiera. La solicitud se debe hacer por
intermedio de la plataforma de la Dian y es preciso tener el mecanismo de firma
digital. Se debe tener el RUT actualizado con la obligación de facturar.
Autorización de prefijos en la facturación.
Cuando el contribuyente tiene varios establecimientos de comercio,
requiere identificar o separar las ventas según sus necesidades particulares,
puede recurrir a los prefijos como mecanismo auxiliar para identificar las
facturas y los ingresos.
Al respecto señala el artículo 5 de la resolución 55 de 2016:
«Para los obligados a expedir
factura o documento equivalente que posean más de un establecimiento de
comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades
económicas, en la solicitud de autorización de numeración deberá indicar para
cada uno de ellos, los prefijos y la correspondiente numeración. Cuando el
obligado a solicitar autorización requiera diferenciar los ingresos
provenientes de las ventas o prestación de servicios según la modalidad de
pago, u otra forma, podrá utilizar la numeración con prefijos alfabéticos,
numéricos o alfanuméricos, sin que excedan de cuatro (4) letras o números.» La
numeración se debe imprimir en la factura tal como aparece en la resolución de
facturación.
Sanciones por expedir facturas sin
la resolución de facturación o con la resolución vencida.
Ya vimos que uno de los requisitos de la factura es contener la resolución
de facturación, de modo que si no se tiene, o se gestiona pero no se imprime en
la factura, estamos ante un hecho irregular relacionado con la facturación, y
se impone la respectiva sanción por facturación.
Respecto a la sanción específica que se aplica, se debe tener en cuenta
que la resolución de facturación es un mecanismo de control implementado por la
Dian, y sobre la sanción aplicable por su incumplimiento, y el artículo 684-2
del estatuto tributario establece que «…la no adopción de dichos controles
luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección General de
Impuestos Nacionales o su violación dará lugar a la sanción de clausura del
establecimiento en los términos del artículo 657». Queda claro entonces que en
caso de expedir una factura sin la resolución de autorización o expedirla
estando vencida, que es lo mismo, la
sanción aplicable es el cierre del establecimiento de comercio, en
los términos del artículo 657 del estatuto tributario, aunque este luego de la
ley 1819 de 2016 no contempla una sanción específica para el caso de facturar
sin la resolución de facturación, por lo que se ha creado un vacío en ese
aspecto.
Factura sin
resolución de facturación es válida para soportar costos y deducciones.
Si a un contribuyente le expiden una factura sin la resolución de
facturación, o con la resolución vencida, podrá soportar los costos y
deducciones respectivos con esa factura. Los requisitos de la factura para
efectos de soportar costos y deducciones, tiene una regulación especial
contenida en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y esa norma
no exige como requisito la resolución de facturación.
Facturar sin resolución de facturación tiene consecuencias solo para el
obligado a facturar, más no para quien hace el pago, pues no existe una norma
que contemple alguna restricción, y tampoco lo hace la resolución 55 del 2016
expedida por la Dian que regula la expedición de la resolución de facturación.
¿Qué hacer cuanto se agota la numeración autorizada?
Cuando el contribuyente agota la numeración que le ha sido autorizada
antes de la expiración de la vigencia de la autorización, debe pedir una nueva
resolución de autorización para la nueva numeración que requiera utilizar.
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