REQUISITOS DE LA FACTURA PARA SOPORTAR COSTOS Y
DEDUCCIONES
Requisitos que debe cumplir una factura para efectos de soportar costos
y deducciones en el impuesto a la renta, e impuestos descontables en el
impuesto a las ventas.
Tabla de contenido
Requisitos de la factura para el adquiriente.
Los requisitos que exige la ley tributaria para el adquiriente no son
todos los que exige para el vendedor o quien expide la factura. Quien vende,
quien es el obligado a facturar, debe cumplir con todos los requisitos de la
factura señalados en el artículo 617 de estatuto tributario, y de no hacerse se
expone a la sanción por facturación.
Pero respecto al adquiriente,
para que este pueda soportar los costos, gastos e impuestos descontables, la
ley no exige que la factura respectiva cumpla con todos los requisitos
señalados en el artículo 617, sino aquellos
que enumera el artículo 771-2 del estatuto tributario:
«Para la procedencia de costos
y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos
descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el
cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f)
y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.»
Es decir que el adquiriente solo debe acreditar que su factura cumple con
los siguientes requisitos:
·
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
·
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los
bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
·
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
·
Fecha de su expedición.
·
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados.
·
Valor total de la operación.
Es todo lo que el adquiriente debe verificar de la factura con la que
pretende soportar un costo, gasto o impuesto descontable.
Requisitos que no son necesarios para soportar costos y gastos.
De los requisitos que debe tener una factura según el artículo 617 del
estatuto tributario, los siguientes no son necesarios para soportar costos y
deducciones:
1. Estar denominada
expresamente como factura de venta.
2. El nombre o razón social y
el NIT del impresor de la factura.
3. Indicar la calidad de
retenedor del impuesto sobre las ventas.
4. Resolución de facturación.
La ausencia de cualquiera de estos requisitos no afecta el valor
probatorio de la factura para el adquiriente. Merece especial mención la
resolución de facturación, pues no se requiere que la tenga, o si está vencida
no afecta al adquiriente.
La fecha de la factura para la
procedencia de costos y gastos.
Uno de los requisitos que debe tener la factura para soportar válidamente
los costos y deducciones en el impuesto a la renta, es su fecha de expedición.
Esto a fin de comprobar el cumplimiento del requisito de causalidad, que
exige que el costo o gasto de un periodo debe estar asociado al ingreso del
mismo periodo, lo que impide incluir costos de un periodo en otro distinto.
Por ejemplo, en el 2020 no se puede incluir un costo o gasto que fue
causado en el 2019, por lo de la independencia de periodos gravables.
Sin embargo, históricamente se han presentado dificultades con las
facturas que se expiden finalizando el periodo gravable, pues el proveedor la
emite el finalizando el año y el cliente la recibe y causa en el siguiente año.
En reconocimiento de esta realidad, el artículo 771-2 del estatuto
tributario en su parágrafo 2 señala:
«Sin perjuicio de lo
establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados
durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura
de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente,
siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el
año o período gravable.»
Esto debería solventar el problema, pues permite causar el gasto o costo
cuando se consume, así la factura se reciba con fecha del periodo siguiente.
Requisitos cuando el soporte no es una factura.
La factura es el documento que debe expedir toda persona o empresa
obligada a facturar, pero en ocasiones se hacen pagos a empresas o personas que
no están obligadas a facturar, y en tal caso se elabora o expide un documento
equivalente.
Para soportar
costos y gastos el documento equivalente debe cumplir los siguientes requisitos
según lo señala el artículo 771-2 del estatuto tributario:
·
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
·
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
·
Fecha de su expedición.
·
Valor total de la operación.
Recordemos que por lo general el documento equivalente debe ser elaborado
por el contribuyente, con el soporte del pago realizado a la persona que no
está obligada a facturar.
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