NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO
Las notas débito
y crédito son documentos o comprobantes que las
empresas hacen para realizar un ajuste contable o en las facturas, ya sea por
errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la
respectiva cuenta.
Cuando
se registra una operación en la contabilidad, o cuando se emite una factura, es
probable que se cometa un error, o la situación cambie, haciendo que el valor
inicialmente registrado o facturado deba ser ajustado, ya sea para
incrementarlo o para disminuirlo. Las notas débito o crédito se utilizan
precisamente para hacer esos ajustes y dejar constancia del ajuste y de la
razón del ajuste, de allí su clasificación como comprobante interno de
contabilidad.
Modificación de los valores registrados inicialmente.
§ Modificación de
los valores registrados inicialmente.
§ Ejemplos de
notas débito y crédito.
§ Notas débito y
crédito en la facturación electrónica.
§ Quién emite las
notas débito y crédito.
§ Diferencia entre
nota débito y crédito.
Cuando se registra una operación en la
contabilidad, o cuando se emite una factura, es probable que se cometa un
error, o la situación cambie, haciendo que el valor inicialmente registrado o
facturado deba ser ajustado, ya sea para incrementarlo o para disminuirlo. Las
notas débito o crédito se utilizan precisamente para hacer esos ajustes y dejar
constancia del ajuste y de la razón del ajuste, de allí su clasificación como
comprobante interno de contabilidad.
QUÉ ES UNA NOTA DÉBITO.
La nota débito
es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota.
Éste
documento registra el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un
error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. La nota
débito se emite cuando se incrementa el valor cobrado al cliente
QUÉ ES UNA NOTA CRÉDITO
La nota
crédito es el documento o comprobante que una empresa envía a su cliente, con
el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el
concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos
en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos,
rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o
corregir errores por exceso en la facturación.
La nota
crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta, es decir, cuando
se le disminuye el valor inicialmente cobrado al cliente.
Desde el punto de vista de
la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito
significa una erogación.
EJEMPLOS DE NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO.
Las notas
débito y crédito se utilizan para hacer ajustes a los valores, facturados en el
caso de la emisión de facturas, así que supongamos la siguiente situación: Se
emite una factura por la venta de 10 productos a un valor de $30.000 cada uno,
para un valor total de $300.000. La empresa luego se entera que cometió un
error en el precio, que no era de $30.000 sino de $35.000, por lo que debe
cobrar al cliente $50.000 más, lo que hace emitiendo una nota debido sobre la
factura respectiva.
¿Y por qué una nota débito?
Porque el vendedor debita la cuenta en la que
registró la factura. Por ejemplo, si esta se hizo a crédito, los $300.000 se
registraron en el lado débito de la cuenta 1305, de modo que al cobrar otros
$50.000 se ingresan también en el débito de la cuenta 1305. En este contexto
debitar significa registrar un valor en el débito de la cuenta, siguiendo el
principio básico de la cuenta T en el que existe un lado débito y un lado
crédito, donde el débito representa lo que se tiene y el crédito lo que se
adeuda.
Ahora supongamos que el precio del producto no era de $30.000 sino de
$25.000. En este caso al cliente se le cobró $50.000 de más, valor que se le
debe devolver, lo que se hace con una nota crédito.
¿Y Por qué una nota
crédito?
Porque se debe acreditar la cuenta en la que se
registraron los $300.000. Cuando se hizo la venta en la cuenta 1305 se
contabilizaron $300.000 en su lado débito, pero como se cobró de más se deben
retirar de esa cuenta $50.000 para devolvérselos al cliente, lo que se hace por
el lado crédito de la cuenta, y de allí que el documento que registra esa
disminución se conoce como nota crédito.
Lo anterior se puede reflejar gráficamente así:
Si el vendedor cobra menos, el ajuste que se haga
representa un ingreso débito para el vendedor, pero para el comprador es un
crédito, por cuanto debe pagar más. Si el vendedor cobra más, el ajuste que
haga es un crédito para el vendedor, pero un ingreso para el comprador, pues le
devuelven parte de lo que cobraron.
Notas débito y crédito en la facturación electrónica.
En la
facturación electrónica las notas debido y crédito también deben ser
electrónicas, y cuando se emiten se asocian directamente con la factura sobre
la cual se hace el débito o crédito.
Facturación electrónica — Obligados y requisitos
Recuérdese que las devoluciones y ajustes se deben
hacer mediante notas débito y crédito, por cuanto no es posible borrar,
eliminar ni anular una factura electrónica ya emídida y validada por la Dian.
QUIÉN EMITE LAS NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO.
Las notas debido o crédito son emitidas por el vendedor quien
emitió la factura, pues es quien cobró de más o de menos. Recordemos que las
nota débito o crédito deben estar asociadas a la factura que se ajusta, factura
emitida por el vendedor.
DIFERENCIA
ENTRE NOTA DÉBITO Y CRÉDITO.
La nota débito se diferencia en la nota crédito en que para
quien la emite, la nota débito representa un mayor valor o ingreso, y la nota
crédito representa un menor valor o un egreso. La nota débito representa un
ingreso o incremento, y la nota crédito una salida o egreso.
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